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【越風團隊】@所有企業,電子勞動合同時代來臨!你準備好了嗎?

更新時間:2020-05-02 18:53:21點擊次數:200次

4月22日,北京市人社局發布消息稱,將在本市率先推廣使用電子勞動合同。

受疫情影響,往年熱鬧紛繁的春招,在今年變成了“家里蹲”模式,不少面試從線下改為線上進行。

面對中意的應聘者,簽訂勞動合同卻讓企業犯了難,不少顧問單位向本律師團隊咨詢:

“電子勞動合同有效嗎?”

“勞動者不同意,想要紙質版的,怎么辦?

“我自己制作的電子公章有用嗎?”

“蕭山企業要使用電子公章需要向哪些部門申請?”


電子勞動合同有效

電子勞動合同本質上與紙質勞動合同完全相同,只是改變了簽訂形式。

3月份,人社部針對北京市人社局提出的關于訂立電子勞動合同有關問題進行回函。

同樣地,浙江省人社廳《關于優化新業態勞動用工服務的指導意見》中就指出無論是否為新業態經濟的用人單位,只要勞動者同意,在確保合同內容是雙方的真實意愿、合同內容不被篡改的情況下,都可以簽訂電子勞動合同,非新業態經濟的其他用人單位與勞動者簽訂勞動合同也適用此規定

勞動者同意才可使用電子勞動合同

團隊關注到,無論是人社部還是浙江省人社廳,針對電子勞動合同的使用,均提到了“用人單位與勞動者協商一致”

因此,本團隊提醒,企業在使用電子勞動合同前務必與勞動者提前溝通,并征得其同意。如果勞動者要求使用紙質版形式簽訂,則企業應當使用紙質合同。

電子公章需要認證

本團隊查詢到,目前上海市已經建立了印章公共服務平臺,而全國其他城市正在加緊建設中…

非上海企業,是否還有其他電子公章認證途徑可以選擇呢?

團隊建議,企業可以與第三方電子簽名平臺合作,完成電子合同的簽署與管理。

根據北京日報的新聞,目前已有部分企業在電子勞動合同上有了初步的探索和應用。如中國國際技術智力合作公司(北京)、北京外企人力資源服務有限公司、北京東方慧博管理咨詢有限公司、領天英才(北京)企業顧問有限公司等機構目前也都推出了電子勞動合同相關產品。(本團隊與前述企業不存在任何利益關聯,僅供參考。如需合作,務必仔細審查后再進行合作)

蕭山還未推出電子公章認證服務

截止2020425日,就團隊成員在蕭山區行政服務中心實地走訪調查,蕭山區尚未推出電子公章認證服務。

法律顧問實操建議

01 協商一致要留痕

使用電子勞動合同一定程序上加重了用人單位的舉證責任,為避免后續發生勞動爭議,我們建議企業注意保存相關證據:

1、勞動者同意使用電子勞動合同的書面證據材料:如協議、聊天記錄、視頻、語音等;

2、證據保存期限至少保存二年備查(如果是第三方電子簽名平臺,須在勞動合同解除或終止后保存五年)。

02 完善規章制度

企業應依法制定或完善線上系統使用管理制度,如電子勞動合同使用條件、流程等等,作為用人單位勞動規章制度的組成部分。

當然,規章制度的修改應當經過民主程序和公示程序。

03 仔細審核第三方平臺的資質

根據電子簽名法第十七條的規定,第三方平臺提供電子認證服務,應當具備下列條件:

(一)取得企業法人資格;

(二)具有與提供電子認證服務相適應的專業技術人員和管理人員;

(三)具有與提供電子認證服務相適應的資金和經營場所;

(四)具有符合國家安全標準的技術和設備;

(五)具有國家密碼管理機構同意使用密碼的證明文件;

(六)法律、行政法規規定的其他條件。

企業在選擇該類平臺時,可以要求其出具其名稱、許可證號等信息。


我們認為,用人單位應從實際情況出發,充分考慮員工數量、勞動合同簽訂頻率、員工的地域分布、員工對電子勞動合同的接受度等因素,綜合判斷是否采用電子勞動合同以及進行勞動人事管理的必要性。

電子勞動合同推廣的初衷在于優化營商環境、便民利企;在遵守法律法規的大前提下,沒有完全正確的“標準答案”,只有切合自身需求的“私人訂制”才是最好的!

(編輯:越風團隊)

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